項目	内容
日付	入出庫のあった日付を記載
品目	製品の品目を記載
入庫数/出庫数	製品の数量を記載
担当者	入出庫を担当した作業員を記載
保管場所	倉庫内の保管場所を記載

こうした記録を残しておくことで、製品の確認が必要になった際に「いつ、何の製品を、誰が、どこに保管した」といった情報をすぐに取得できるでしょう。

入出庫管理の必要性・メリット

入出庫管理の必要性・メリットについて３点解説します。

在庫数の正確な把握
売上の安定化
棚卸しの業務効率化

在庫数の正確な把握

入出庫管理により、倉庫内の在庫数を正確に把握することが可能です。過不足なく在庫を抱え、欠品や過剰在庫を防ぐことができます。

また、製品の品質を把握することで入出荷時の検品で、欠陥・破損などに気づきやすくなります。さらに、数量という点ではピッキング時の数量間違いにも気づくことが可能です。

売上の安定化

在庫を正確に把握していれば、在庫不足による受注キャンセルを防ぎ、確実に売上を立てることが可能です。在庫があるのに追加発注して余分な在庫を抱える心配もありません。需要供給に応じて、適切に在庫コントロールを進められるでしょう。

棚卸しの業務効率化

製造業では、毎年決算時に棚卸しを行います。棚卸しを進める際にも在庫の正確な把握が役立つでしょう。普段から製品の数量や場所を把握しているため、効率的に棚卸しを進められるためです。もし、帳簿と実在庫に差異があったとしても、原因を速やかに突き止められます。

入出庫管理の方法

具体的な入出庫管理の方法について、4つ解説します。

紙面への手書き
エクセル
ハンディターミナル
在庫管理システム

紙面への手書き

在庫管理用の台帳に、手書きで各項目を記載する方法です。最もシンプルで取り入れやすい方法として一般化しています。特別なスキルも不要で、誰でも入出庫管理業務を担当できるでしょう。

一方で、「書き間違い」や「手書きで読みにくい」ことによるヒューマンエラーが生じたり、印刷・ファイリングする手間もかかったりします。ファイリングした後も、台帳から該当の製品を調べる際にも手作業で探し出す必要があるため、時間を要す点もデメリットです。

エクセル

エクセルで在庫管理用のファイルを作成し、管理する方法です。関数を用いれば自動で計算できるため、紙面より効率的な管理方法です。また、インターネット上で無料（フリー）テンプレートも複数公開されているため、業務に合ったものであれば、コストをかけずに利用できるでしょう。

Officeシリーズとして一般化しているものの、専門的な関数の知識・スキルがなければ、ゼロから在庫管理用のエクセルファイルを作ることは困難です。ファイルを更新する際にも一定の知識・スキルを必要とします。倉庫の規模が大きくなるほど管理するファイル数が増えるため、運用面の手間もかかってくるでしょう。

ハンディターミナル

ハンディターミナルは製品のバーコードやQRコードを読み取って、在庫情報を入力する方法です。入出庫管理に関わる情報を入力ミスする心配がなく、手書きやエクセルに比べると効率性・正確性は高まります。さらに、ハンディターミナルで読み取った瞬間にデータをサーバーに転送できるため、リアルタイムなデータ更新を実現できるでしょう。

ただし、スキャン漏れや通信エラーには注意が必要であることに加え、基幹システム（ERP）との連携ができなければ、一度取得した情報を入力し直すという手間も発生するかもしれません。スキャン漏れはダブルチェックなどで防ぎ、通信エラーが生じないような通信環境を整えることが望ましいでしょう。

在庫管理システム

在庫管理システムは、倉庫の入出庫管理にとどまらず企業全体で在庫データを一元管理するシステムです。システムによってはERPとの連携が可能で、経営層・マネジメント層がリアルタイムに在庫情報をチェックできる点に優れています。経営戦略に活用されることもあるでしょう。

在庫管理システムを比較検討する場合は、以下のポイントをおさえることが大切です。

自社の課題をクリアできるか
入出庫情報を入力しやすいか
在庫管理以外にどのような機能があるか
導入に必要な設備・スキルはあるか
基幹システム（ERP）との情報連携はできるか
セキュリティ対策は万全か
導入後にサポートを受けられるか
費用対効果を見込めるか

システムによってはアプリやソフトをインストールして、現場で各作業員がスマホ・タブレットを活用することもできます。お互いに全体の管理状況を把握でき、スムーズなコミュニケーションで業務効率化にもつなげられるでしょう。

入出庫管理の課題と対策

入出庫管理の課題は、主にヒューマンエラーによる入力ミスや抜け漏れです。ハンディターミナルやシステムで自動化できるものの、手作業を必要とする部分ではヒューマンエラーが発生するかもしれません。そのため、注意点について対策を練ることが大切です。

具体的には以下の課題が発生することが多いでしょう。

入荷時の記録間違い
出荷時のピッキングミス
データ更新の遅延
運用ルールの不整備

入荷時の記録間違い

入荷の段階で、数量や品目を誤って記録してしまうケースです。入荷時の検品では、数量や品目に加えて製品の状態や受領書の処理も必要となります。特に品質チェックを怠ると後の不良在庫にもつながりかねないため、目視による確認は必須です。こうしたチェック事項が多くなり、また入荷量が増えることで入荷時の記録間違いは起こり得ます。

記録間違いを防ぐためには、基本的には作業員を増やしたダブルチェックが有効です。複数の目を介すことで、正確に記録できるでしょう。

出荷時のピッキングミス

企業で特に問題となるのが、出荷時のピッキングミスです。ピッキングミスは顧客・取引先のクレームにつながる可能性が高く、ヒューマンエラーを未然に防がなければなりません。

ピッキングミスを防ぐためには、そもそも入荷時に正確な品目や数量で記録しておく必要があります。入荷時点でズレると、その後の管理でもズレてしまうでしょう。

また、ピッキング時にスムーズに棚から製品を持ち出しやすい動線を意識して、保管のロケーションを定めておくことも大切です。「セットでピッキングされやすい製品AとBは近くのロケーションにする」など、細かな工夫でピッキング時のミスを極力減らすこともできます。

データ更新の遅延

紙面への手書きやエクセルを用いた入出庫管理の場合、現場とシステム上のデータ更新にタイムラグが生じる可能性は高まります。

「現場で情報を取得してから、事務所のパソコンで入力する」までの時間中に、古い在庫データを参考にしたためにトラブルが起こるかもしれません。具体的には「過剰に在庫を発注してしまう」、「欠品しているのに受注してしまう」といったケースです。

ハンディターミナルや在庫管理システムを採用することで、データ更新のタイムラグをゼロにすれば、こうした問題を防げるでしょう。

運用ルールの不整備

入出庫管理に使えるツールはさまざまありますが、それを運用するルールを策定することが重要です。便利なツールも作業員ごとに使用方法がバラバラになっていては、本来の効果を発揮できません。全体で運用ルールを統一し、現場に浸透するようにしましょう。

作業員の意見も踏まえ、現場に合ったルールを設けます。現場とルールが乖離しては、きちんと浸透しないためです。また一度策定して終わりではなく、運用からフィードバックを得て改善を繰り返すことも大切でしょう。

入出庫管理を効率化するシステム「実績班長」

「実績班長」とは、製造業においてアナログ業務で生じていた課題をクリアし、データ化・デジタル化を支援するシステムです。これまでのアナログ業務を自動化・効率化し、手作業によるヒューマンエラーを低減できます。具体的な機能は、実績収集や進捗管理、在庫管理、品質管理、労務管理など多岐にわたります。

在庫管理では入荷時ではなく、入荷前から製品をデータ登録。荷受・検品作業を効率化し、倉庫内のロケーションを即座に把握可能です。在庫品は場所・棚まで正確に管理し、全体の在庫を可視化します。

出荷業務では、前もって出荷予定の製品を把握し、作業員の割り当てを過不足なく行えます。過剰に人件費を割くことなく、コスト削減にもつながるでしょう。

また、入出庫管理に「RFID」を活用すれば、ピッキング時と出荷時のダブルチェックも容易となります。RFIDは電波でタグデータを読み込み、複数のタグも一度にまとめて読み込めるツールです。

こうした機能を有す「実績班長」の導入で、正確かつ効率的な入出庫管理を実現できるでしょう。

導入事例1:高越鋼業株式会社

実績班長の導入により、ペーパーレス化に成功した事例を紹介します。導入後のイメージをつかむために事例を参考にしてはいかがでしょうか。

業種	製造業（ネジ）
サービス内容	ネジ類（タッピングネジ・各種アッセンブリーネジ）及びネジ検査装置の製造

【導入前の課題】

導入前の検討段階から社員が参加してシステムを構築すること
紙ベースで行っていた業務をシステム化すること
集合説明会を開いて一斉に操作方法をレクチャーすること

【導入後の効果】

導入からおよそ半年後には決算用データとして使用できるほどの精度でデータ取得を実現
納期管理ができるようになり、物量が増えても対応できる状態に
データ入力までをオペレーションに組み込むことでリアルタイムなデータ取得が可能に
外注への指示管理が可能に

同社ではこれまで紙ベースだった業務をシステム化したことで、精度高く、リアルタイムでのデータ取得を実現できました。

ペーパーレス化に成功した事例を見る

導入事例2:オーエスジー株式会社

システムの導入により、業務効率化に成功した事例です。

業種	製造業（総合工具）
サービス内容	切削工具・転造工具・測定工具・工作機械・機械部品の製造販売・工具の輸入販売

【導入前の課題】

実績の収集と進捗照会、ERPへのデータ連携までを連動させるシステムとする
フロッピーディスク等の手作業によるデータ更新の手間をなくす
作業日報の編集から承認までをシステム化する
進捗状況の照会がサービス時間外にも行えるようにする

【導入後の効果】

リアルタイムな進捗状況の照会が可能に
ハンディターミナル等のIoT機器を活用したスピーディな実績収集の実現
ERPへのデータ連携の自動化による入力工数削減

同社の課題は、有線のハンディターミナルやフロッピーディスクによるデータ提供で、リアルタイムにデータ共有をできていない点でした。実績班長の導入により、材料出庫情報を正確かつリアルタイムに把握できるようになったのです。

業務効率化に成功した事例を見る

まとめ

入出庫管理は、倉庫にある製品の情報を把握するための業務です。入荷時、出荷時に正確な情報を得ることが大切ですが、アナログなやり方で「ピッキングミス」や「データ更新の遅延」といった課題にもつながっていました。

実績班長のようなシステムを導入することで、入出庫管理を自動化・効率化し、これまで生じていた課題をクリアできます。入出庫管理も含めたさまざまな製造業の課題を解決するために、実績班長の導入を検討してはいかがでしょうか。

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