棚卸しは、製品・材料・部品などの在庫状況を正確に把握し、企業の資産を決算時に報告するための業務です。棚卸表の保管を国税庁により義務づけられているため、製造業では正しく記録する必要があります。

しかし、棚卸しでは「ヒューマンエラーの発生」や「コストの増大」といった課題も存在します。毎年の棚卸しに苦労している企業も多いのではないでしょうか。

今回は棚卸しの概要や課題、効率化するポイント、注意点について解説します。棚卸しを効率化することは他の業務改善にもつながるため、参考にしてみてください。

製造業における棚卸しとは

棚卸しとは、製品を販売する事業において在庫状況を確認する作業です。工場や倉庫内の製品・材料・部品・仕掛品（製造途中の製品）を数え、帳簿に記録として残します。

棚卸しの目的には、以下をあげられます。

• 決算時の資産管理
  企業では原則として年に一度、会計上の資産を明らかにしなければなりません。そのため、会計上の期末棚卸資産の数量、金額をチェックします。期首の棚卸しと、1年経った期末の棚卸しを比較することで、資産や利益の状況を把握できるためです。
• 現場での管理状況を把握
  現場で正しく材料や部品などを管理できているか、というチェックも目的の一つです。「本来あるはずの部品が足りない」と明らかになれば原因を追求しなければなりません。中には半期ごと・四半期ごとに棚卸しを行うことで、できる限り帳簿と実在庫のズレを減らそうとする企業も存在します。

また、棚卸しの方法は主に「リスト方式」と「タグ方式」に分けられます。

• リスト方式：在庫管理表などを作成し、帳簿と実在庫が合っているかを照合する
• タグ方式：棚卸原票や棚札をタグとして製品・材料に貼り付けてカウントする

それぞれのメリット・デメリットは後述します。

棚卸しの課題

棚卸しを行う際には、次のような課題が発生します。

• ヒューマンエラーの発生
• コストの増大

ヒューマンエラーの発生

棚卸しは、リスト方式とタグ方式どちらを選んだとしても、基本的に、作業員の手作業で進めることになります。棚卸しの対象となる製品や材料、部品が多くなるほど、数え間違いや入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性は高まるでしょう。

具体的には以下のようなシーンです。

• 棚と棚の間にあった部品を見落としてしまう
• 目視した数量と、帳簿に記載する数量を間違える
• 他の作業員がすでに終えたエリアを数える

大規模な工場・倉庫では、各作業員の役割分担を明確にしておかなければ、重複して数える恐れもあるでしょう。

コストの増大

棚卸しには、作業員の時間・労力など一定のコストが必要となります。

リスト方式はリストに記載された在庫を数えるだけでスピーディに進められますが、リスト自体に不備があった場合には、数え漏れが発生するかもしれません。「どの在庫が抜けているのか」を把握するのに時間を要します。

一方のタグ方式では、現物にタグを貼り付けていくため二重計上を防ぐことが可能です。しかし、タグを管理するのに手間がかかるだけでなく、棚卸しの作業自体に時間を要します。

それぞれの方式に注意点があるため、効率的に棚卸しを進められなければ、コストは増大するでしょう。

棚卸しを効率化するポイント7選

では、どのような対策を打てば棚卸しを効率化できるのでしょうか。ポイントを7点紹介します。

• 定期的に在庫管理する
• 目印をつける
• エクセルを工夫する
• 棚卸し作業を見直す
• 在庫管理アプリを導入する
• 在庫管理システムを活用する
• みなし出庫で管理する

定期的に在庫管理する

棚卸しを年に一度ではなく、半期ごと・四半期ごとの短い頻度で行う方法です。棚卸しのスパンを短くすることで、帳簿と実在庫のズレを早期に発見できるでしょう。不明品が発生してから時間が経つほど、原因の究明は難しくなります。

一方で、工場・倉庫の規模が大きい企業では、年に何度も棚卸しすることは現実的ではないかもしれません。その場合には、日々の検品作業を丁寧に行うことでもズレを減らせます。入荷・出荷時の検品作業をダブルチェックするなどして、管理を徹底することが大切です。

目印をつける

棚卸しでは、一度数え終えた後、帳簿とズレた不明品を探すことに多くの時間が取られます。そこで一度数えた現物に「付箋」や「シール」、「管理ラベルのチェック項目」で目印をつけておけば、不明品を効率的に見つけられるでしょう。

目印をつける時のポイントは、「どの年度の棚卸しで数えたか」が一目で分かる状態にしておくことです。例えば、2022年のシールは赤色、2023年は青色、2024年は黄色と色分けをしておけば、「今回の棚卸しで数え漏れている」ことがすぐに分かります。

エクセルを工夫する

エクセルを用いて棚卸し作業を工夫する方法です。例えば、エクセルに品目名や番号を記載するだけでなく、現物の画像を貼り付けておきます。

材料・部品の種類が多い場合には、経験の浅い作業員がリストと現物を一致させるのに時間を要します。そこで、現物の見た目を画像で確認できれば見つけやすくなるでしょう。

ただし、エクセルファイルを作成、更新、管理する手間がかかります。また棚卸し時にはエクセルをカラー印刷して持ち運ぶ必要があるため、不便に感じるかもしれません。

棚卸し作業を見直す

棚卸しをやりっぱなしで終えるのではなく、次回に向けて作業効率を見直すアプローチです。棚卸しの作業手順や実施方法について、改善点を考えます。

以下のような項目について、改善点を検討しましょう。

• リスト方式とタグ方式の選択
• 作業員の割り振り
• 棚卸しリストの作成
• 現物のカウント、集計
• 不明品の追究
• 台帳への反映

例えば「作業員の割り振り」では、一人ではなく二人一組にしてダブルチェックをかけたり、担当するエリアに偏りがないか検討します。こうした改善を繰り返していけば、企業のノウハウとしても蓄積できるでしょう。

在庫管理アプリを導入する

スマートフォンにインストールできる在庫管理アプリを利用する方法です。

棚卸しでは「現物を目視して、スマートフォンに手動で入力する」機能や「バーコードやQRコードをスキャンする」機能が役立ちます。前者は入力ミスも発生しやすいため、バーコードやQRコードの読み取り対応が望ましいでしょう。

ただし、在庫管理アプリによっては「JANコードを読み取れない」、「Androidに対応していない」など機能に制限のあるケースも。自社の棚卸し作業に適しているか、事前に確認する必要があります。

在庫管理システムを活用する

在庫管理システムとは、棚卸しだけでなく日々の受発注業務から入出庫管理までカバーするシステムです。リアルタイムで在庫状況を把握でき、定期的な棚卸しよりも先にズレを発見できます。

棚卸しの課題であるヒューマンエラーの発生を抑え、根本的に業務を効率化できます。現場の負担軽減にも役立ち、在庫を適正化することで利益アップにもつなげられるでしょう。

ただし、自社の課題を解決できる在庫管理システムを選ぶ必要があるため、導入時には十分に検討する必要があります。

みなし出庫で管理する

「みなし出庫」とは、出庫伝票を用いず実務報告により在庫を記録する方法です。上位品目の完成に基づき、下位品目が出庫されたとみなして在庫から引き落とします。

特に製造業では、さまざまな材料・部品を製造ラインで扱うため、リアルタイムに在庫管理することは困難です。そこで簡便なみなし出庫を用いることで、出庫処理のミスを防ぐことができます。

なお、みなし出庫は材料・部品を払い出してから完成までのリードタイムが短い場合に適用可能です。

棚卸しの注意点

棚卸しには2つの注意点があります。

7年間の保存義務

棚卸しの結果を記録した「棚卸表」は、以後7年間にわたって保存することを国税庁により義務づけられています。企業は適切に棚卸し表を管理、保存する必要があります。

「法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。」
（出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁）

保存方法は原則として紙ですが、一定の要件を満たせば電子データでの保存を認められています。電子データを希望する場合は、前もって所轄の税務署長へ申請書を提出し、承認を受けなければなりません。

現物の品質もチェックする

棚卸しでは、数量を正確に拾うだけでなく、品質も併せてチェックすることが大切です。もし不良在庫が混じっていれば、正確に資産を把握することができません。

不良在庫は、会計上で「損金」として処理します。損金は売上から差し引けるため、課税される利益も少なくなるでしょう。

不良在庫は「長期保管により品質が劣化した」、「製造プロセスで床に落として破損した」といった原因で発生します。不良在庫が頻発する場合は、対策を考えることも重要です。

製造業の棚卸しを効率化するシステム「実績班長」

製造業の棚卸しの効率化を実現するためには、「実績班長」の導入がおすすめです。

「実績班長」とは、製造業を取り巻く急速な環境変化に対応し、競争力を強化する製造実行システムです。解決したい課題や目標などに合わせて必要な機能だけを選べるため、低コストでの導入が可能です。製造管理、入出荷、在庫、検査など、現場で起きているさまざまな課題をデータとデジタル技術により解決します。

棚卸しでは、例えば以下の課題を解決します。

• 現物の引き出しにフォークリフトを使うため時間がかかる
• 同じ製品の保管場所が分散している

RFIDを活用して在庫情報を確認します。RFIDは電波でタグデータを読み込めるため、非接触でも可能です。また複数のタグも一括で読み込めるため、棚卸しの工数を大幅に削減します。

導入事例：高越鋼業株式会社

実績班長の導入により、業務改善に成功した事例を紹介します。他社の導入事例を、実績班長の導入検討に役立てられるでしょう。

業種	製造業
サービス内容	ネジ類（タッピングネジ・各種アッセンブリーネジ） 及び ネジ検査装置の製造

【導入前の課題】

• 導入前の検討段階から社員が参加してシステムを構築すること
• 紙ベースで行っていた業務をシステム化すること
• 集合説明会を開いて一斉に操作方法をレクチャーすること

【導入後の効果】

• 導入からおよそ半年後には決算用データとして使用できるほどの精度でデータ取得を実現
• 納期管理ができるようになり、物量が増えても対応できる状態に
• データ入力までをオペレーションに組み込むことでリアルタイムなデータ取得が可能に
• 外注への指示管理が可能に

中間品在庫を削減することを一番の目的に、実績班長を導入した高越鋼業株式会社。作業進捗と生産指示の見える化や、手書き伝票、端末実績入力の排除による工数の削減などに取り組みました。

実績班長の導入により、在庫量を正確に把握することで棚卸しも効率的に行えるでしょう。

• 業務改善に成功した事例を見る

まとめ

棚卸しは決算時の資産管理や、現場の管理状況を把握するために必要な業務です。

ヒューマンエラーの発生やコスト増大に対しては、効率化のために対策を講じるといいでしょう。定期的な在庫管理、目印の貼り付け、作業手順の見直し、在庫管理アプリやシステムの導入など、自社にあった対策を選びます。

棚卸しの注意点は、棚卸表は７年間の保存義務があり、品質チェックも入念に行う必要がある点です。一定の条件を満たせば電子データでの保存を認められているため、ペーパーレス化も進められます。

棚卸しをより効率的にするためには、「実績班長」のようなシステムの導入をおすすめします。棚卸しに限らず、実績収集や進捗管理、在庫管理、品質管理、労務管理といった、多岐にわたる業務のデータ化、デジタル化をサポートしてくれるためです。

まずは「どのような自社課題を解決したいか」を、相談しながら洗い出してみてはいかがでしょうか。