日々の業務内容を日誌として報告するため、作業日報を採用する企業は多く見られます。しかし「日報を書くこと」が目的となってしまうと、うまく活用できずにムダな業務となってしまう可能性も否めません。

本記事では、作業日報の目的とメリットについて解説しています。日報作成のシステム化と事例についても触れていますので、作業日報を効率的に活用したいとお考えの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

作業日報とは

作業日報は、一日の作業内容や作業時間を記録するものです。上司や同僚との情報共有のために使われ、とくに製造業・建設業では必ずといっていいほど用いられています。

職種によって項目に多少の違いは見られますが、一般的には次の項目が記載されます。

【作業日報の記入項目】

• 氏名・日時
• 当日の目標
• 作業内容・成果
• 問題点・改善点
• 明日の予定・目標
• 共有しておきたい事項　など

書き方が決められていないと確認しにくくなるため、あらかじめテンプレートを作成しておくと、確認や記載の効率化につながります。

作業日報の目的

作業日報を作成する目的は、おもに次の3点です。

【作業日報の目的】

• ムダなコストの把握
• 情報の共有化
• 進捗状況の把握

ムダなコストの把握

日々の作業を記録しておくことで業務上のムダを洗い出し、生産性の向上へつなげられるでしょう。

作業内容を日々チェックすることで、毎日の作業で重複する部分や流れの悪い部門が洗い出されます。ムダの発生する工程が特定できるため原因を追求しやすく、効果的に効率化を図れます。

また、日報作成で従業員にコスト削減の意識を持たせることができるのも、作業日報の目的のひとつとしてあげられるでしょう。

情報の共有化

作業日報をチーム内で閲覧可能とし、情報を共有化するのも日報作成の目的としてあげられます。

日報の作成によって、日々の業務中で見つけられるノウハウや問題点の蓄積が可能です。また、何らかの失敗やトラブルが起きた際には、過去にさかのぼって原因を追及できます。

情報の共有によって、失敗しても同じことを繰り返さないように対策ができます。また、成功事例の共有で生産性の改善ができるなど、チーム内のコミュニケーション活性化につながるメリットも得られるでしょう。

進捗状況の把握

作業状況の進捗を把握するのも、作業日報を作成する大きなポイントです。

作業日報で進捗報告をすると、各部門の作業が予定通り進んでいるか確認できます。また、チーム内で進捗状況を共有できるため、遅れの出ている部分に早期対応することも可能です。

製造の現場では、納期に間に合わせるのは必須です。日々の進捗状況をチェックすることで、遅れの発生している部分に増員や残業などの対策が早めに講じられるようになるでしょう。

作業日報のメリット

作業日報を作成することで、次にあげるさまざまなメリットを受けられます。

【作業日報のメリット】

• 生産性を向上させることができる
• コスト削減効果がある
• 労働環境を改善できる
• 現場の従業員の体調管理ができる

生産性を向上させることができる

作業日報の作成によって、生産性の向上に効果があります。

日々の業務を具体的に日報として残すことで問題点が洗い出され、改善すべき点が明確になります。逆に、効率よく進められている内容をチーム内で周知でき、内容によっては部署を超えた水平展開も可能です。

また、従業員個人の能力も具体的に把握できるため、時間配分や配置の見直しなどの検討も容易です。作業日報によってトラブル防止や改善点の確認が可能となり、結果として生産性の向上へつながります。

コスト削減効果がある

コスト削減効果も、作業日報の大きなメリットのひとつです。作業日報の利用で、製造業において大きなウェイトを占める人件費の削減効果があります。

日報の記録によって労働力の想定と現実の差が具体的に確認でき、適切な人員配置が可能となります。また、日報によって業務のノウハウも蓄積され、業務を効率よく進められることで人員の削減も期待できるでしょう。さらに、ノウハウの蓄積をマニュアル化しておけば、業務の引き継ぎや新人教員にかかるコストも削減できます。

労働環境を改善できる

作業日報の内容を精査することで、労働環境の改善につながります。

日報によって、従業員の作業内容・作業量・作業時間の見える化が可能です。日々の労働状況が見えると、業務上どの部分に問題があるか特定できます。改善が必要なところに早期対策することで、従業員のモチベーション低下を防ぐ効果も期待できます。

作業日報をチェックすることで現場従業員の状況を上長が把握でき、日々の改善へとつなげられるでしょう。

現場の従業員の体調管理ができる

従業員の体調やメンタル面の変化も、作業日報でチェックできます。

作業日報は、基本的に同じ書式で毎日の作業を報告します。遅刻・早退・作業の遅れなどがあれば、理由が記載できる書式を採用する企業も多いです。

普段とは違う内容の日報が出ていたり、遅刻早退が続いたりといった場合、従業員の健康面や精神面で問題のある可能性があります。日報の内容を毎日チェックし、従業員の変化にも気を配ることで、体調不良の対策が早期にできるでしょう。

作業日報を記入する時の注意点

作業日報を作成する際は、次の点に注意することで適切な利用が可能となります。

【作業日報を記入する時の注意点】

• 記入漏れやミスが赤字を招く可能性がある
• 作業進捗の見える化をしておく

記入漏れやミスが赤字を招く可能性がある

記入漏れや記入ミスによって、利益がマイナスとなる可能性があります。

作業日報は、業務上のムダや改善ポイントの洗い出しに使用します。時間単位の製造数・不良品の割合・人件費など、企業の利益につながるデータ収集の意味もあるのです。

数値や時間の記入漏れやミスがあると、正確なコストが算出できず誤ったデータを蓄積することとなります。誤りが大きく長期にわたるほどミスが蓄積され、ひいては企業の利益にも影響する可能性は否めません。

書くことが義務化され定型作業化してしまうと、記入のミスに気づきにくくなるものです。日報の意味を理解し、正確に記載することの徹底が求められます。

作業進捗の見える化をしておく

作業進捗の見える化も、作業日報の記載時には注意しましょう。

作業日報の目的として、業務の進捗管理があげられます。日々のタスクを追うだけではなく、納期に合わせた進捗状況をリアルタイムで把握しておくことが重要です。もし全体の進捗が把握できていない場合、予定に対する作業の遅れに気づかずトラブルとなるケースも考えられます。

作業の進捗は必ず見える化し、チーム全体で状況を把握できるような仕組み作りが求められるでしょう。

システムを用いた作業日報がおすすめの理由

現在でも、紙ベースで手書きの作業日報を採用する企業は多く見られます。しかし、これからはシステムを導入して管理するのがおすすめです。手書きには手書きのメリットもありますが、システムの導入でより効率化が図れ、管理もたやすくなります。

【作業日報はシステム導入がおすすめの理由】

• 業務を効率化できる
• どこからでもアクセスできる
• リアルタイムで進捗状況を把握できる

業務を効率化できる

システムの導入で、作業日報を作成する業務の効率化を図れます。

手書きの日報では、フォーマットが決まっていても記入にどうしても時間がかかり、読み間違いや記載ミスなどの発生する可能性があります。また、データとして管理できないため物理的な保管場所が必要となり、見たいデータを探したくても簡単に検索できません。

システムで日報を入力するようにすれば、定型で入力する部分はプルダウンメニューを使うなど工夫すれば、入力の手間が省けます。また、文字の読み間違いの発生する確率が格段に減らせます。データとして管理できるため、検索がたやすいのもメリットです。

どこからでもアクセスできる

システムを使えば、端末があればどこからでも作業日報のフォーマットやデータへのアクセスが可能です。

紙ベースの場合、フォーマットの印刷されたものに記入して管理するものが多くなります。そのため、手元にフォーマットがなく作成できなかったり、報告のタイミングが遅れたりするケースが考えられます。システムを使って作成するものであれば、端末があれば場所を選ばず作成・報告が可能となり、作成と報告の時間差が生じません。

オンライン環境があればシステムを利用すると共有がたやすく、日報作成の利便性が上がります。

リアルタイムで進捗状況を把握できる

システムの利用で、作業の進捗をリアルタイムで把握できます。

たとえば、紙・メール・Excelなどに手入力して報告している場合、稼働と報告のタイムラグが生じる上、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーの可能性も考えられます。

製造現場にIoTを導入してシステムとつなげることにより、設備の稼働状態や製造数がリアルタイムで確認可能です。数量や稼働時間の報告も個別に入力する手間が省け、正確な数字が自動で報告されます

進捗状況の確認に加え、設備にトラブルが起きた場合の報告もリアルタイムでチェックできるの、システム導入のメリットとなるでしょう。

「実績班長」なら作業日報の効率化が可能

「実績班長」を活用することで、作業日報の効率化を進められます。

「実績班長」は、製造現場の課題を解決する現場特化型の製造実行システムです。工場内の進捗や生産数をデータ管理できるため、作業日報のペーパーレス化にもお役立ていただけます。

ここで、「実績班長」を使用して作業日報の改善に取り組んだ事例を紹介します。

「実績班長」で作業日報を効率化した事例

「実績班長」の導入で、正確なデータ収集とペーパーレス化を実現したビューテック株式会社の事例です。

業種	製造業
サービス内容	自動車用・産業用強化ガラス、自動車用ガラスの組付加工　など

【導入前の課題】

• 手書き日報による情報制度のバラつきがある
• 定時後に日報回収、Excel入力で進捗把握と手間がかかっている
• 現場の情報共有に時間がかかる

【導入後の効果】

• タブレットによる日報管理でペーパーレス化が進められた
• IoTの活用によって正確なデータ収集を実現した
• 現場の情報をリアルタイムでデータ化、トラブルの早期発見が可能となった

これまでビューテック株式会社では、現場の状況を把握するために、直接現場を見に行って確認していたため、モニタで見える化できないかとWEBで検索し「実績班長」を知ったことがきっかけでシステム導入しました。「実績班長」導入後は、稼働時間や設備の不具合がリアルタイムで確認できるようになり、品質と稼働率の向上につながっています。

また、紙の日報をパソコンに入力していたため、確認・対策まで時間がかかり正確性にも問題がありました。現在はタブレットで日報管理ができるようになり、正確なデータ収集と迅速な対策、ペーパーレス化が実現できています。

• 実績班長の導入事例を見る

まとめ

作業日報は、製造や建設の現場では必ずといってよいほど採用されています。進捗やコストの把握、情報の共有化には有効な施策であり、生産性の向上やコスト削減に効果的です。

現在でも紙ベースの作業日報を使用する企業は多いですが、システムを用いて作業日報を管理することで、業務の効率化やリアルタイムのデータ収集が可能となります。

作業日報を効果的に活用するため、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。